почему такой ничтожный человек как хлестаков мог показаться чиновникам ревизором

Потому что Хлестаков не платил за номер в трактире, смотрел в тарелки Добчинского и Добчинского и уже две недели там был

ps: в то время это была распространеная ситуация и после сообщения о приезде могли каждого подазривать